Article original : Why you should ditch Email, and the way we should communicate at work

Le premier exemple d'email peut être trouvé sur les ordinateurs du MIT dans un programme appelé MAILBOX, dès 1965. En plus de ses avantages de partage rapide et direct, plusieurs études indiquent que les travailleurs de bureau moyens reçoivent 110 messages par jour. Étant donné que chaque interruption prend 20 minutes pour se recentrer, cela représente une distraction majeure et contribue également au stress général.

Je me suis demandé s'il n'existait pas une manière plus intelligente de communiquer (discuter, argumenter, débattre) au travail ? C'est ce que je vais explorer dans cet article.

Pourquoi l'email est-il si populaire ?

Commençons par comprendre pourquoi l'email est si populaire et reste encore utilisé comme le principal moyen de communication dans la majorité des entreprises.

Certains points forts et grands avantages de l'email sont sans aucun doute le partage rapide et direct avec un grand nombre de personnes. Il est indépendant de la localisation. Une fonctionnalité très pratique, il conserve un enregistrement de toutes les communications et vous pouvez toujours y revenir.

Les coûts sont évidemment très bas. Et un grand avantage, c'est qu'il reste le meilleur moyen de commercialiser vos utilisateurs cibles pour réaliser une vente.

Les mauvais côtés de l'email

Bien que certains puissent argumenter que l'email est une communication efficace et productive, je m'y opposerais. Il est inefficace car il est basé sur des attentes dépassées. Nous abordons l'email comme une lettre, où chaque email doit être répondu immédiatement dès qu'il arrive.

Un problème majeur de l'email est la distraction, qui peut être vue comme une liste de tâches ouverte pour tout le monde pour y ajouter une tâche. Différentes études (The Cost of Interrupted Work, Disruption and Recovery of Computing Tasks) montrent que les travailleurs changent de tâche toutes les trois minutes, principalement à cause des emails. Environ 36 (!!) fois par heure.

Ces interruptions sont particulièrement néfastes si vous souhaitez accomplir des tâches. Normalement, chaque interruption nécessite environ 20 minutes pour retrouver sa concentration. Comme la productivité est meilleure sur de longues périodes, il est encore plus important de bloquer les emails ou d'avoir d'autres moyens de communication avec des créneaux ininterrompus.

« Les activités professionnelles réalisées dans un état de concentration sans distraction qui pousse vos capacités cognitives à leur limite. Ces efforts créent une nouvelle valeur, améliorent vos compétences et sont difficiles à reproduire. » Cal Newport, auteur et blogueur qui écrit sur le concept de travail en profondeur.

Pour Newport, les avantages du travail en profondeur sont l'amélioration continue de la valeur de votre production, une augmentation de la quantité totale de production précieuse et une satisfaction plus profonde au travail.

En plus de nuire à votre capacité à accomplir les aspects essentiels de votre journée de travail, l'email contribue également au stress général. Je dirais même que les relations au travail sont entravées par l'email. Une étude de l'Université de Californie Irvine le confirme et indique : « Sans email, nos informateurs se concentraient plus longtemps sur leurs tâches, faisaient moins de multitâche et avaient moins de stress. »

Par-dessus tous ces inconvénients, peut-être l'un des plus grands est le manque de structure. Avec les emails, tout se retrouve dans un même trou. Chaque personne doit organiser ses emails elle-même. Ces tâches peuvent prendre beaucoup de temps, temps qui pourrait être mieux utilisé pour les tâches de projet.

En plus de cette structure manquante, il y a la perte d'historique lorsqu'un employé quitte l'entreprise. De nombreux emails très utiles et informatifs, ainsi que le travail d'organisation, sont perdus.

Passer moins de temps sur les emails

Mesurer votre temps est un bon moyen de changer votre utilisation des emails. J'ai fait exactement cela avec un outil appelé RescueTime. Ainsi, vous pouvez clairement voir combien de temps vous passez sur chaque application. Globalement, j'ai utilisé 24 % de mon temps pour les communications — cela incluait WhatsApp, Facebook, mes amis. Cependant, uniquement au travail, je me suis retrouvé à utiliser 1 heure ou plus chaque jour sur mon client email. Bien sûr, une partie est nécessaire, et certaines sont même pour planifier des réunions. Mais c'était toujours trop, et j'ai essayé de le réduire et d'utiliser les emails plus efficacement depuis.

24 % du temps capturé pour la communication

Cependant, une partie du temps passé n'est pas due à mon comportement. C'est l'entreprise et cela dépend de la manière dont votre équipe ou entreprise communique. Certaines études disent que les travailleurs de bureau moyens reçoivent 110 messages par jour et passent 28 % de leur temps à gérer les emails. Cela se traduit par 13 heures par semaine ou 650 heures par an de vérification des emails. Imaginez à quel point ce serait puissant pour votre organisation de récupérer ce temps perdu !

Il y a des emplois où l'envoi d'emails est votre travail principal, comme travailler dans un centre d'appels. Dans ce cas, vous ne pouvez pas changer cela ou en bénéficier immédiatement. Mais qu'en est-il des managers qui passent entre cinq et 20 heures par semaine à lire et écrire des emails, comme le dit cet article dans Forbes. Ou même plus pour les personnes dans la tech, dont le but principal est de développer de nouvelles fonctionnalités, résoudre des problèmes et être créatif ? Dans ces cas, l'email n'est tout simplement pas ce qu'ils devraient faire pour réussir dans leur travail.

Quels sont les besoins des communications d'aujourd'hui ?

Découvrons quelles sont nos exigences pour l'envoi d'emails, ou plus généralement, pour la communication. En plus de savoir quels utilisateurs utilisent quelles communications, souvent ce n'est pas seulement un ajustement technique mais plutôt un changement de culture.

Les Millennials étant désormais le groupe le plus important (dans la main-d'œuvre américaine), nous devons également nous assurer d'utiliser des méthodes et des outils qui leur conviennent. Les Millennials ont grandi avec la technologie et sont plus familiers avec les nouveaux styles de communication dans les médias sociaux. Et comme l'email a été utilisé pour la première fois en 1965, je dirais qu'il n'est plus le mieux adapté aux besoins d'aujourd'hui.

Caractéristiques des Millennials

Creusons un peu plus pour comprendre les attributs d'un millennial. Ils aiment faire partie d'une communauté et appartenir à quelque chose, avoir un but réel. Ils utilisent leurs téléphones mobiles tout le temps. Ils ne sont pas toujours si sévères, ils apprécient l'honnêteté et veulent être entendus. Ils veulent interagir avec les dirigeants de haut niveau, donner des retours et des critiques constructives, et veulent la réussite pour tous les impliqués, de manière concise. De plus, ils sont intéressés par les nouveaux outils et préfèrent la communication écrite.

Gérer un projet important ou traiter des tâches complexes peut être écrasant. La plupart des millennials préféreraient laisser le téléphone de côté et rationaliser leur charge de travail en utilisant des méthodes de communication écrite. Envoyer un message via messagerie instantanée est un moyen rapide et efficace de contacter quelqu'un. La communication écrite via un réseau social permet également aux millennials d'assigner un projet sans perdre de détails — et toutes les informations peuvent être rappelées plus tard. Cela aide à suivre les mises à jour des projets car tout le monde impliqué est responsable. En savoir plus sur comment travailler avec les millennials ici et comment le faire efficacement.

Comment inverser la communication ? Que pouvons-nous faire ?

Pour s'adapter aux nouvelles générations, nous devons utiliser des outils qui aident à atteindre leurs objectifs.

Outils et méthodes de travail

L'un des points les plus importants est l'outil ou la plateforme que vous utilisez. Si vous utilisez encore une méthodologie en cascade et Microsoft Word pour les spécifications, une seule personne à la fois peut l'éditer et il est difficile de le partager. Ainsi, vous n'autorisez pas les retours et les changements à vos idées. En revanche, dans les méthodologies qui soutiennent une culture de retour, comme Scrum ou similaire, vous souhaitez avoir des améliorations et des retours toutes les deux semaines (ou aussi longtemps que votre Sprint).

Une caractéristique de cette plateforme ou outil que vous souhaitez utiliser doit être que tout est au même endroit. Discussions, Calendrier des réunions, proposition de nouvelles idées, mises à jour de statut, partage de fichiers, chats, même l'accès client. Peut-être que les transferts d'emails et les téléchargements d'emails importants arrivant sur le côté. Mais les rapports, la recherche, les notifications et surtout, les ToDos/Défauts/Stories doivent tous être en un seul endroit.

Ou si ce n'est pas disponible, utilisez l'intégration puissante que la plupart des outils ont. Comme la chaîne d'outils augmente chaque jour, il est important d'intégrer certains outils importants dans votre plateforme de communication et de gestion. Si vous avez un dépôt git ou un partage de fichiers, vous pouvez ajouter des extensions qui s'intègrent à votre outil.

Ainsi, vous minimisez les communications et la coordination supplémentaires car vous n'avez pas besoin de synchroniser les tâches, les statuts, les discussions ouvertes, etc., et tout le monde voit tout au même endroit. Vous obtenez des retours immédiats et tout le monde peut contribuer. Le retour est spécifique à une tâche, une idée, un défaut, etc., et exactement là où il appartient.

Les champs À, CC et BCC

Cibler un grand groupe dans un email est un désordre, surtout car vous devez décider à l'avance qui mettre dans les champs « À », « CC » (copie carbone) et « BCC » (copie carbone aveugle). Il est facile d'oublier quelqu'un, ou pire, d'ajouter tout le monde qui vous vient à l'esprit. Essayez de cibler uniquement les personnes nécessaires.

Commencez avec un petit groupe et ne l'élargissez que lorsque l'idée ou l'histoire devient plus mature. Si vous voulez que tout le monde le voie, vous ajoutez simplement l'équipe principale et gardez les droits d'accès ouverts pour tout le monde. Ainsi, personne n'est exclu mais ils ne reçoivent pas une tonne de notifications inutiles. De plus, ils peuvent jeter un coup d'œil uniquement lorsqu'ils ont le temps ou veulent le voir.

Comme vous pouvez créer des règles d'email pour chaque sujet et expéditeur, c'est quelque peu fastidieux. Surtout dans les outils mentionnés ci-dessus, vous pouvez spécifier les notifications pour chaque projet, chaque discussion, chaque tâche. Ainsi, vous décidez quand et comment vous êtes notifié. Alors qu'avec l'email, vous recevez des notifications d'email aléatoires, non structurées.

Bureaux et leur niveau de bruit

Configuration de travail productive

En plus de la plateforme et de l'outil, il est crucial d'avoir un environnement de travail productif. Comme de plus en plus d'entreprises passent à des bureaux ouverts, car il est utile d'avoir tout le monde dans une même pièce, cela est contradictoire avec un travail productif et approfondi. Car vous êtes interrompu chaque fois que quelqu'un est au téléphone, a une discussion importante qui ne vous inclut pas, etc. Votre cerveau est programmé pour l'écouter, même si vous ne le voulez pas — vous vous retrouverez toujours à l'écouter.

Vous pouvez utiliser des écouteurs avec réduction de bruit et de la musique pour vous concentrer, ce qui rend le travail beaucoup plus productif, mais vous seriez encore plus productif dans un environnement calme. J'aime la définition de votre bureau comme une bibliothèque, comme le décrivent J. Fried et D. H. Hansson dans leur livre It Doesn't Have to Be Crazy at Work. Car si vous allez dans une bibliothèque, vous vous attendez à ce que tout le monde soit silencieux et travaille de manière productive. Ne devrait-ce pas être aussi la manière dont un bureau est ?

Même chose pour les réunions. Lorsque le bureau est un endroit calme, alors vous devez avoir de nombreuses discussions et ateliers dans des salles de réunion. Mais je distinguerais les réunions et le travail productif ensemble. Les ateliers en tête-à-tête pour résoudre des problèmes augmentent certainement la productivité (beaucoup !), les longues mises à jour de statut ou les discussions improductives, si elles ne sont pas axées sur des solutions, peuvent aller dans l'autre sens.

Pensez aux réunions comme si elles vous coûtaient quelque chose, comme le dit Seth Godin dans son article sur Making meetings more expensive. Vous réfléchiriez probablement à deux fois si et comment avoir votre réunion :

  1. qui inviter

  2. faire commencer les réunions à l'heure

  3. s'assurer que chaque réunion a un but clairement défini

  4. gérer le flux d'informations, y compris les ordres du jour et coordonner la discussion

  5. émettre un mémo de suivi à tous ceux qui ont assisté à la réunion

Agile et travail à distance

Comme mentionné précédemment, je dirais que vous devriez travailler de manière agile. Cela fonctionne main dans la main avec la plupart des points abordés ci-dessus. Si vous travaillez de manière agile, vous utilisez scrum ou des méthodes similaires avec des user-stories bien définies qui les rendent faciles à discuter avec vos parties prenantes.

Définissez des tâches pour vos développeurs. Ainsi, vous avez besoin de moins de synchronisation car les outils vous permettent de déplacer une user-story si nécessaire facilement. De plus, vous voyez ce que tout le monde fait, où ils pourraient être bloqués, et vous pouvez planifier vos sprints avec facilité et également faciliter le travail à distance.

Quels sont les outils pour cela ?

Il existe de nombreux outils. En voici quelques-uns, mais bien sûr cette liste n'est pas exhaustive :

  • Basecamp — peut-être le plus complet Gestion de projets, travail avec des clients, coordination avec des contractants et communication avec votre équipe

  • Slack — très bon pour un remplacement un-à-un des emails dans les projets ou équipes Un outil puissant pour rendre la communication d'équipe rapide et facile.

  • Gitlab — meilleure option fonctionnant très bien avec les commits git Application unique pour l'ensemble du cycle de vie du développement logiciel. De la planification de projet et de la gestion du code source à l'intégration continue/déploiement continu (CI/CD), la surveillance et la sécurité.

  • Asana — peut-être la meilleure option gratuite Plateforme de gestion du travail que les équipes utilisent pour rester concentrées sur les objectifs, les projets et les tâches quotidiennes

  • JIRA — particulièrement bon pour le développement avec projet, bugs et suivi Produit de suivi des problèmes qui permet le suivi des bugs et la gestion de projet agile

  • Trello — pour les petits projets et un petit nombre de personnes, très léger Tableaux, listes et cartes vous permettent d'organiser et de prioriser vos projets de manière amusante, flexible et gratifiante.

  • Taiga — basecamp open-source Plateforme de gestion de projet pour les développeurs et designers agiles et les chefs de projet

Quelques outils de remplacement d'email moins connus (par ordre alphabétique) :

Cela dépend également de la manière dont votre entreprise communique : les journalistes, par exemple, ont tendance à s'envoyer constamment des idées et des questions très courtes, et ainsi Slack pourrait être le meilleur choix.

Il existe également des outils encore plus radicaux où toute la communication et les processus sont basés sur des flux de travail métier. Un exemple est Tigerconnect.

Conclusion

Quelle que soit votre décision, que vous utilisiez encore l'email ou une nouvelle méthode de communication plus moderne, gardez à l'esprit le temps passé sur la communication. Rendez-la efficace et non distractive. Écrivez également avec un but. N'essayez pas d'être le premier à répondre. Mieux vaut y réfléchir soigneusement et ne répondre que si cela ajoute de la valeur à la conversation. De plus, utilisez des si-alors-sinon dans votre réponse pour anticiper où la conversation pourrait mener afin d'éviter les allers-retours.

Définissez clairement quand utiliser quel canal de communication et ce que vous souhaitez atteindre afin d'éviter trop de canaux.

Enfin, avec le bon outil, communiquer de manière efficace est en fait amusant, résoudre des problèmes et des user-stories ensemble et réduire les réunions hebdomadaires au strict minimum. Plus de délais manqués, plus de confusion sur « je pensais que tel ou tel était responsable de cela », et être productif comme jamais auparavant.

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Publié à l'origine sur https://www.sspaeti.com le 25 avril 2019.