Article original : How to work with freelance clients: the best contracts are the ones you never have to enforce
Par Benek Lisefski
On me demande fréquemment comment je gère les contrats freelance avec mes clients en design. Comment je définis les modalités de paiement, les délais, les livrables, et ce qui se passe si tout dérape ?
Je n'y passe pas beaucoup de temps à y réfléchir, car je ne me souviens pas de la dernière fois où j'ai eu un mauvais client, et je ne me souviens pas avoir jamais eu à faire respecter un contrat dans ma vie. Cela fait probablement de moi une personne chanceuse, mais je pense que c'est aussi parce que je travaille intelligemment, que je réponds toujours ou dépasse les attentes, et que je choisis mes clients avec soin.
Mais malgré cela, j'utilise des contrats. La plupart de mes nouveaux clients freelance, au cours des 17 dernières années, ont signé une sorte d'accord formel avant que nous ne commencions notre projet ensemble. Depuis aussi longtemps que je m'en souvienne, j'ai utilisé un modèle de contrat de design numérique générique et légèrement personnalisé que j'ai téléchargé il y a environ 10 ans, et je n'ai guère donné une seconde pensée à ce qu'il dit.
Mais récemment, je me suis interrogé sur la valeur de ce type de contrat, et j'ai opté pour un accord beaucoup plus simple, moins formel, en langage clair avec mes clients.
Ils adorent, tout comme moi.
Cela m'a fait réaliser à quel point mon ancien contrat était archaïque. Il y a de fortes chances que votre contrat ait beaucoup des mêmes défauts.
Ce qu'un contrat ne devrait pas être
Quand je pense à un contrat, quelques choses me viennent à l'esprit. Il est généralement dense et difficile à lire, rempli de jargon juridique qui a peu de sens pour une personne d'affaires ordinaire. Il contient des définitions formelles de qui est le fournisseur et le client. Il énumère généralement une liste de déclarations si/alors qui définissent ce qui se passe si l'une ou l'autre des parties ne remplit pas ses obligations.
Par exemple, si le client ne paie pas dans les 30 jours, le fournisseur peut facturer 5 % d'intérêts. Si le fournisseur ne livre pas à telle ou telle date, le client peut retenir le paiement, etc. Et il parle de la manière et du moment où un contrat pourrait être annulé par l'une ou l'autre des parties.
On a l'impression que la plupart du contrat décrit ce qui pourrait mal se passer, plutôt que ce que nous voulons qui se passe bien.
Je considère mes clients comme des partenaires, avec un intérêt commun à atteindre leurs objectifs commerciaux grâce à l'application d'un bon design. Un contrat qui commence sur ce ton confrontational ne me semble pas être la manière dont je veux commencer une relation avec un nouveau client-partenaire.
J'ai donc supprimé toutes les pénalités. Pas une seule mention de ce qui se passe si je ne livre pas, car je ne manque jamais de livrer. Pas un mot sur ce qui se passe lorsqu'ils refusent de payer à temps, car cette pensée ne traverse pas l'esprit du type de clients avec lesquels je travaille.
En partie, c'est parce que je ne travaille qu'avec de bons clients. J'ai construit ce privilège après 17 ans de construction d'une forte réputation et d'une forte demande. Nous nous faisons confiance et nous nous valorisons mutuellement, il est donc dans notre intérêt à tous les deux de ne pas gâcher la relation.
Vous apprenez à reconnaître les signaux d'alarme et à éviter de travailler avec des clients qui pourraient poser problème plus tard. Et quand on y pense, ces clients problématiques sont les seuls avec lesquels vous avez besoin de contrats. Si vous ne travaillez qu'avec de bons clients, avez-vous besoin d'un contrat du tout ?
Comment je structure mes accords
Tout d'abord, je ne les appelle pas des contrats. Ce sont des "accords". Les contrats sont trop guindés et confrontants. Les accords sont amicaux et ouverts.
Je présente mes accords sous forme de documents Google simples. Je veux que mon client sente que c'est un document fluide et collaboratif qu'il peut aider à façonner grâce à ses commentaires. Pas quelque chose de trop poli et officiel dont il a besoin de payer son avocat pour le réviser.
Je ne commence pas par des définitions denses ou des termes juridiques généraux. Je vais droit au but : ce que je ferai pour eux, quand je le ferai, et ce que cela coûtera.
Et surtout, mes accords sont en langage clair. Tout comme la voix avec laquelle je vous parle maintenant. Poli, professionnel, et direct.
Voici un aperçu de ce que j'inclus communément dans mes accords de design freelance :
- Qui le prépare et pour qui.
Exemple : préparé par Benek Lisefski pour Bob Widgetburger — 1er octobre 2018 - Durée du contrat — combien de temps le projet devrait-il prendre ? Cela peut être une durée fixe, prédéterminée avec une date limite spécifique — ou pour des projets plus longs, je peux fournir une fourchette estimée.
Exemple : 1er oct. — 16 nov. (7 semaines). - Responsabilités — quels types de tâches serai-je censé effectuer pendant cette collaboration ?
Exemple : maquettes UX web, design UI, et codage front-end. - Livrables — quel sera le produit final ? Quel type de travail et de fichiers remettrai-je lorsque le travail sera terminé ?
Exemple : Les designs présentés pour commentaires sous forme d'aperçus PNG dans InVision. Les designs finaux livrés sous forme de fichiers source Sketch. Un guide de style d'interaction et un guide de design responsive seront également fournis. - Charge de travail — Combien de mon temps vais-je consacrer à ce projet ? Je définis généralement cela en heures par semaine. En savoir plus sur comment j'équilibre mon emploi du temps et mes charges de travail pour prévenir les montagnes russes du freelance.
Exemple : Je peux garantir un minimum de 10 heures par semaine, et jusqu'à 15 heures par semaine. - Rétention (optionnel) — Si je travaille avec une rétention, cela définit combien d'heures par semaine sont incluses dans le taux de rétention hebdomadaire.
Exemple : Vous aurez 10–12 heures par semaine pour mon taux hebdomadaire de base. Toute heure au-delà de 12 par semaine sera facturée comme un dépassement. - Coût — si je travaille avec une rétention hebdomadaire, il s'agit d'un taux hebdomadaire, plus une indication du taux horaire pour les dépassements au-delà des limites de rétention. Si je facture à l'heure, il s'agit d'un simple taux horaire avec une fourchette de prix total estimée. Pour en savoir plus sur ma tarification, voir La tarification basée sur la valeur est-elle à la hauteur de l'engouement.
Exemple : taux de projet 1 500 $ par semaine + GST. (10 500 $ + GST pour la durée de 7 semaines du projet.) Les dépassements au-delà de 12 heures par semaine seront facturés à 130 $ de l'heure + GST. Vous recevrez une mise à jour hebdomadaire du temps de rétention afin qu'il n'y ait pas de mauvaises surprises de dépassement. - Attentes en matière de commentaires — Je fais savoir à mes clients que la rapidité de leurs commentaires a un effet massif sur l'efficacité et l'élan du projet.
Exemple : Pour maintenir l'élan du projet et les heures cibles hebdomadaires, nous devons travailler ensemble pour rendre la charge de travail aussi équilibrée et constante que possible, et le cycle de commentaires/révision avance sans retard. Cela nécessite des commentaires sur le design dans les 24 heures ou moins, sauf si un autre arrangement est convenu au préalable. - Acompte et modalités de facturation — Je demande toujours un paiement d'acompte pour les nouveaux clients avec lesquels je n'ai pas encore travaillé. Rien ne prouve qu'un client est sérieux comme un paiement d'acompte rapide. Je facture mensuellement et exige un paiement rapide.
Exemple : Un acompte de projet égal à 1 semaine de taux (1 500 $) est dû avant le commencement du projet. Je facturerai mensuellement pour la durée du projet, chaque paiement étant dû le 20 du mois suivant. - Frais — Je fais savoir à mon client quels frais supplémentaires peuvent survenir et qui sont des coûts supplémentaires qui peuvent lui être refacturés.
Exemple : Tout frais créatif qui pourrait survenir, tel que des licences de polices ou des images de stock, sera à la charge du client, à discuter et à convenir avant l'achat. - Temps de réunion — Je précise que toute réunion (au-delà de notre première rencontre gratuite, qui a probablement déjà eu lieu) est facturée comme le reste de mon temps. Les longs appels téléphoniques/vidéos comptent aussi.
Exemple : Tout le temps passé en réunions ou en communication prolongée comptera dans nos heures retenues hebdomadaires. Pour les réunions en dehors d'Auckland, le client paiera tous les frais de transport et d'hébergement nécessaires. - Crédit et partage — Je suis toujours clair sur où, quand et comment je pourrais partager le travail créatif que nous produisons pendant ce projet.
Exemple : Je me réserve le droit de partager tout travail de design que je produis à des fins promotionnelles, y compris, mais sans s'y limiter, le publier sur mon propre site de portfolio, Dribbble et Behance. Je ne partagerai pas le travail de design tant qu'il n'est pas en ligne et visible publiquement, sauf si j'ai votre permission préalable de le faire.
C'est tout ! Pas de jargon, de flou, ni de termes. Pas de clauses numérotées, et pas de page de signature formelle. Mon client répond généralement par un rapide "oui, tout cela semble bien" et nous sommes prêts à commencer.
Mais, mais, que se passe-t-il si quelque chose ne va pas ?
Peut-être avez-vous un client sournois qui ne montre aucun des signaux d'alarme habituels, et qui vous surprend en devenant un casse-pieds plus tard. Peut-être qu'ils ne sont pas satisfaits de votre travail et refusent de payer. Maintenant, vous êtes coincé sans savoir votre recours légal parce que vous n'aviez pas de termes de contrat qui définissent quoi faire dans cette situation.
Cela pourrait arriver.
Mais cela n'arrivera pas.
Parce que vous ne allez pas livrer un travail moins que satisfaisant, n'est-ce pas ? Si c'est une possibilité, réglez d'abord votre processus de contrôle de qualité avant de vous soucier de la formulation de votre contrat.
Et même s'ils refusaient de payer ou décidaient d'agir de manière inappropriée, vos lois locales sur la consommation vous donnent généralement un certain recours pour récupérer ces paiements sur la base de l'accord informel que vous aviez, même s'il ne définissait pas explicitement les termes de non-paiement. (Veuillez vérifier avec un avocat local pour confirmer l'étendue de cela, car cela varie entre les pays et les États).
Si l'utilisation de cet accord plus informel est un risque, c'est un risque que je suis heureux de prendre. (Des personnes comme Kevin recommandent de ne pas utiliser de contrat du tout !)
Chaque partie de votre interaction avec le client ajoute ou soustrait de leur expérience globale. Si commencer notre relation avec un accord beaucoup moins "contractuel" améliore leur expérience, alors cela aide en fait à transformer ce client en un partenaire facile et de confiance.
Lorsque vous construisez ce partenariat, un contrat devient obsolète.
Please ? clap if you found this valuable, and ? follow me for more writing like this, as I unfold 17 years of freelance business knowledge ?
Subscribe to get my best articles in your inbox.
This story can also be found on solowork.co
My other writing on this topic:
Im self-employed, but I dont freelance
_Can independent consultants escape this medieval term for mercenaries?_medium.comThe right way to start freelancing
_No gigs sites, no free work, no drowning, no shit!_medium.comThe best designers are business strategists
_The old days of visual design are long gone. We need to think much broader & deeper to solve todays design_uxdesign.ccAre you working for cost-clients or value-clients?
_Knowing the difference will mean everything to your freelance business._medium.comSmoothing out the freelance rollercoaster
_How to schedule projects, manage an even workload, and make consistent income from freelancing._medium.comHow I earned $15,000 last month from freelance design
_Hint: there's no shortcut. I've been working at this for 17 years._medium.com