Article original : How to send an email the right way: track, follow up, and get a response.
Par Theo Strauss
Le Guide du Galactique pour l'Email : Partie III
Comme je l'ai discuté dans mes deux précédents articles, j'ai 17 ans, donc mon réseau n'est pas encore très étendu. Pour moi, les emails froids sont le moyen le plus facile et le plus direct de contacter un fondateur. Au cours de l'année passée, j'ai envoyé plus de 100 emails à des PDG, des fondateurs et des responsables de la conception, et j'ai découvert comment garantir une réponse.
Contrairement à ce que pensent la plupart des gens, envoyer un email n'est pas aussi simple qu'écrire, envoyer et attendre. Une fois que vous cliquez sur le bouton d'envoi, le voyage ne fait que commencer.
Remarque rapide : ceci est le troisième article d'une série entièrement consacrée aux emails froids. Si vous n'avez pas lu Comment trouver l'adresse email de n'importe quel PDG en quelques minutes ou Comment concevoir un email froid pour un PDG avec un taux de lecture, de clics et de réponse de 100 %, je vous recommande de les lire avant de commencer ici.
Cet article est entièrement consacré à la maximisation de vos chances d'obtenir une réponse. Nous allons donc plonger dans les détails de quand envoyer votre email, comment le suivre et pourquoi vous devriez faire un suivi pour renforcer vos chances d'obtenir une réponse. Alors, asseyez-vous, ouvrez Chrome et mettons-nous au travail.
Avant de cliquer sur envoyer
Actuellement, le bouton d'envoi que vous regardez fait une seule chose : il déplace votre email de votre dossier de brouillons vers la boîte de réception de votre destinataire. Pour garder un œil sur la progression de votre email, cet email doit être activé avec un suivi.
Qu'est-ce qu'un suivi d'email ?
Au niveau le plus basique, un suivi d'email, eh bien, suit votre email. Il vous indique quand il a été ouvert.
Mais, en allant plus en profondeur, un suivi peut révéler beaucoup plus d'informations :
- Combien de fois il a été ouvert
- Où il a été ouvert
- Qui l'a ouvert
- Quand ils sont allés sur votre site web
- Où ils sont allés sur votre site web
Pourquoi ces choses sont-elles importantes ? Avec des données sur où et quand votre email a été ouvert, vous pouvez déduire s'ils voyagent, sont à la maison ou même sont à leur bureau. Trouver le meilleur moment pour les approcher est essentiel.
Savoir si plusieurs appareils ont ouvert votre email peut vous donner des indices sur le fait que la personne que vous avez contactée a transféré votre note à un collègue.
Et, savoir s'ils sont allés sur votre site web et où ils sont allés vous permet de rédiger un suivi mettant en avant le travail que vous avez fait et qu'ils n'ont pas vu.
Nous allons entrer dans les détails de comment utiliser un suivi plus tard.
Quel suivi d'email devrais-je utiliser ?
Il existe de nombreux suivis. Ils ont tous des avantages et des inconvénients. Celui que j'ai trouvé être le meilleur est une plateforme moins connue appelée Bananatag.
La raison pour laquelle Bananatag fonctionne si bien est que vous obtenez toutes les fonctionnalités premium dès le départ. La seule chose qui sépare le plan gratuit du plan pro est le nombre d'emails que vous pouvez envoyer par jour (vous obtenez 5 par jour + 25 par ami que vous recommandez).
J'ai essayé Yesware, SalesHandy et Mailtrack. Bananatag est sorti en tête, sans aucun doute.
Comment activer Bananatag
Avant d'envoyer votre email, allez sur le site web de Bananatag et suivez les instructions lors de la configuration de votre compte. Après avoir suivi les instructions, Bananatag s'intègre à votre client de messagerie. Vous verrez les paramètres de Bananatag lorsque vous ouvrirez un brouillon d'email, même s'il suit par défaut.
Le meilleur moment pour envoyer votre email
Dans le monde de l'email, le timing est tout. D'après mes recherches et tests, j'ai trouvé une date et une heure qui donnent les meilleurs résultats.
Jour de la semaine
Alors, quel est le meilleur jour pour envoyer un email ?
J'envoie tous mes emails le mardi et CoSchedule est arrivé à la même conclusion que moi. Voici pourquoi :
La plupart des gens supposent que le meilleur jour pour envoyer un email est le lundi, étant le premier jour de retour du week-end. Mais, le lundi est en fait le jour le plus chargé de la semaine. Non seulement les fondateurs sont submergés d'emails du week-end, mais ils passent la plupart de la journée à planifier des réunions pour la semaine.
D'autres pensent que le mercredi est le meilleur parce que c'est le milieu de la semaine. Mais, à mesure que la semaine avance, les PDG sont déjà plongés dans leur routine et ont finalisé leur emploi du temps de la semaine.
Le mardi est le juste milieu entre ces deux jours. La charge de travail a diminué depuis le lundi et ils ne sont plus dans leur état d'esprit de grr-lundi.
Heure de la journée
MailChimp a créé ce graphique décomposant à quelle heure de la journée leurs clients ont reçu le plus de courrier. Il est facile de voir que 10 - 11 heures est l'heure d'envoi "optimale". J'ai testé A/B l'envoi d'emails le matin et le soir et j'ai constaté que cela varie en fonction de la personne à qui vous écrivez.
Généralement, j'envoie à 7h50. La raison en est que la plupart des PDG se lèvent à 8 heures pour arriver à leur travail à 9 heures. Quelle est la première chose que font la plupart des gens chaque matin ? Vérifier leurs emails. Glisser votre email juste avant qu'ils se réveillent garantit qu'ils voient votre email en haut de leur liste.
Ce n'est pas vrai pour tout le monde, cependant. Les fondateurs de startups sont connus pour arriver au bureau plus tard, peut-être vers 10 ou 11 heures. Essayez de trouver un article où ils décrivent leur routine ou trouvez leur premier tweet. Essayez toujours d'envoyer 10 minutes avant qu'ils se réveillent.
Envoyer votre email exactement quand vous le souhaitez
Une autre grande fonctionnalité de Bananatag est la planification des emails.
Lorsque vous ouvrez votre brouillon Gmail, l'intégration de Bananatag fournit un bouton qui dit "Envoyer plus tard". Si vous cliquez dessus, vous verrez un calendrier, qui vous permet de choisir la date et l'heure auxquelles vous souhaitez envoyer votre email.
Ainsi, si vous ne voulez pas vous soucier de vous réveiller à l'heure, cela garantit que vous n'avez pas à le faire tout en envoyant votre lettre.
Après avoir cliqué sur envoyer
Une fois que votre email est envoyé, il est temps de vous détendre jusqu'à ce qu'ils l'ouvrent. Si vous l'avez bien chronométré, ils ouvriront votre note en quelques minutes.
La première ouverture ne signifie pas grand-chose. Ils ont peut-être juste cliqué dessus et appuyé sur supprimer immédiatement, ils ont peut-être lu tout. Cela ne devient excitant que lorsqu'ils cliquent sur un lien ou répondent.
Suivi d'un lien
Une fois que le destinataire clique sur un lien, tout le jeu change. Pourquoi ? Bananatag vous donne leur adresse IP.
Lorsque vous écrivez un email froid, le point principal est de faire passer ce que vous avez accompli et de mettre en avant votre meilleur travail. Malheureusement, la plupart du temps, les gens tendent à regarder ce qui les attire, et ce n'est peut-être pas ce que vous voulez qu'ils voient. Votre suivi est l'endroit pour les remettre sur la bonne voie.
Avec leur adresse IP, vous avez la capacité de suivre leurs mouvements sur votre site web, car la plupart des plateformes d'analyse (Google, Squarespace, etc.) prennent en charge les visites de pages. En indexant par adresse IP, vous êtes en mesure de voir quelles pages de votre site web ils visitent.
Et, si après une semaine, ils ont parcouru votre site mais n'ont pas répondu, c'est à nouveau le moment de jouer.
Rédiger un suivi
Un suivi est l'occasion non seulement de montrer que vous êtes vraiment intéressé à entrer en contact, mais aussi de diriger leur attention vers les parties les plus impressionnantes de vous-même ou de votre travail.
Voici un exemple de suivi que j'utilise, que j'insère dans une réponse au premier email envoyé :
Bonjour [prénom],
Je voulais juste vérifier si vous avez reçu l'email que j'ai envoyé il y a environ une semaine. J'adorerais avoir votre avis !
Je me suis aussi souvenu que j'ai travaillé sur un projet que j'ai oublié d'inclure dans ma dernière note. Je serais ravi si vous le consultiez.
L'email est juste au-dessus de celui-ci dans le fil de discussion. Au plaisir d'échanger. Cordialement,
Théo
Dans ce suivi, je leur rappelle brièvement ma note, je les dirige vers mon meilleur travail qu'ils n'ont pas vu, et je conclus.
En utilisant vos connaissances sur les pages qu'ils ont visitées ou non sur votre site, vous pouvez augmenter efficacement vos chances d'obtenir une réponse.
Où aller à partir de là
Après avoir lu cette série en trois parties, vous êtes prêt à partir et à conquérir le monde de l'emailing. N'oubliez pas, la confiance est la clé.
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