Article original : To Whom It May Concern Alternatives – How to Address a Letter When You Don't Know Who Will Read It
Si vous devez contacter quelqu'un mais que vous ne connaissez pas son nom, que faites-vous ? Eh bien, la réponse était autrefois : « To Whom It May Concern ».
Pourquoi cette phrase, qui sonne un peu guindée, est-elle devenue la formule d'adresse standard pour les destinataires inconnus ? Eh bien, à l'époque (avant Google, en gros), il était beaucoup plus difficile de trouver des informations de base sur des personnes que vous ne connaissiez pas.
Mais comme les gens devaient toujours postuler à des emplois et entrer en contact avec des entreprises, une solution standard semblait utile. Ainsi, « To Whom... » a commencé à être utilisé.
Mais les temps changent.
Alors, comment adresser une lettre de motivation ou un e-mail à quelqu'un que vous n'avez jamais rencontré, ou dont vous ne pouvez tout simplement pas trouver le nom, au 21e siècle ?
Ne vous inquiétez pas, il existe de nombreuses alternatives à l'archaïque « To Whom It May Concern » ou « Dear Sir/Madam ».
Dans cet article, nous examinerons :
- comment adresser une lettre en premier lieu (en tenant compte du ton, de la formalité, des titres et de la neutralité de genre)
- toutes les façons les plus courantes de s'adresser à quelqu'un sans connaître son nom, et quand/pourquoi utiliser chacune d'elles
- comment vous pouvez découvrir le nom de quelqu'un si vous souhaitez vraiment personnaliser votre lettre
- quand il est réellement acceptable d'utiliser « To Whom It May Concern »
D'accord, commençons.
Comment adresser une lettre en premier lieu
Tout d'abord, il est utile de savoir exactement comment commencer votre lettre. Cela peut sembler évident, mais il y a quelques points à considérer.
Ton et formalité
Lorsque vous communiquez avec quelqu'un que vous ne connaissez pas, vous devriez réfléchir à la manière de vous adresser à cette personne. Même si vous connaissez son nom, ce n'est pas comme si vous étiez des amis – pas encore. Vous ne commenceriez donc probablement pas une lettre par « Hé babe, quoi de neuf ? »
Alors, que dire ? Eh bien, vous pouvez généralement compter sur « Cher/Cher [nom] » (ou l'une des autres options ci-dessous si vous ne connaissez pas son nom) – c'est formel sans être guindé, et c'est une manière assez largement acceptée de commencer une communication écrite (du moins aux États-Unis).
Vous devriez probablement éviter tout langage trop familier ou dont le sens pourrait être mal interprété (voir le « Hé babe » ci-dessus). Jusqu'à ce que vous ayez établi un certain rapport avec cette personne, restez poli et basique.
Titres et neutralité de genre
Si vous connaissez le nom de la personne, vous avez quelques options pour vous adresser à elle.
Vous pourriez vouloir l'appeler Mme X ou M. Y. Assurez-vous simplement de savoir comment cette personne s'identifie afin de pouvoir utiliser le titre approprié. Si vous n'êtes pas sûr, vous pouvez essayer de trouver plus d'informations (voir les méthodes ci-dessous) ou choisir une autre forme d'adresse.
Pour les femmes, soyez conscient de l'utilisation de Mlle, Mme ou Mlle. Le plus sûr est d'utiliser « Mme », car cela n'implique pas un statut marital ou célibataire. Si vous savez que la personne préfère l'un des autres (vous voyez « Veuillez contacter Mlle Jennifer Morgan pour plus d'informations » ou quelque chose de similaire), utilisez celui-là.
Si vous souhaitez découvrir comment quelqu'un s'identifie, vous pouvez essayer de le trouver sur les réseaux sociaux (Twitter, LinkedIn ou Instagram sont probablement vos meilleurs paris). Parfois, les gens indiquent leurs pronoms dans leurs profils, comme « Jennifer Morgan, elle » ou « AJ DePew, iel ». Tout le monde ne le fait pas, mais cela devient plus courant.
Enfin, si quelqu'un a un doctorat ou un autre titre officiel/honorifique, vous devriez vous adresser à lui de cette manière. Par exemple, « Cher Dr. Morgan » ou « Cher Professeur DePew ».
Tout cela ne s'applique pas si vous ne connaissez pas le nom de la personne. Mais c'est toujours bon à garder à l'esprit lorsque vous communiquez avec quelqu'un que vous ne connaissez pas.
Maintenant, passons à ces formes alternatives d'adresse.
Alternatives à « To Whom It May Concern »
Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous écrivez, ce n'est pas grave. Il existe encore quelques bonnes options qui leur montreront que vous avez fait vos recherches et que vous vous souciez.
Cher (Poste/Titre de travail), comme « Cher Directeur des Ventes »
Si vous postulez pour un emploi dans, disons, le département des ventes, il est probable que quelqu'un avec le titre de « Directeur des Ventes » sera votre patron (ou le patron de votre patron...).
Et bien que vous ne postulez probablement pas directement à cette personne (c'est-à-dire qu'ils ne seront pas les premiers à voir votre candidature/lettre de motivation), ils sont toujours une personne/un poste pertinent à qui adresser votre communication.
Utiliser cette forme d'adresse montre que vous avez au moins fait vos devoirs concernant le poste pour lequel vous postulez, la structure des départements, et ainsi de suite.
Cher (Équipe/Département), comme « Cher Département des Réseaux Sociaux » ou « Cher Équipe des Réseaux Sociaux »
Si vous n'êtes pas sûr de la structure de l'entreprise, ou des postes avec lesquels vous pourriez interagir si vous obtenez le travail, vous pouvez prendre du recul.
Commencer par « Cher Département des Réseaux Sociaux » n'est pas aussi direct que de cibler une personne, mais c'est toujours pertinent et réfléchis.
Utiliser ce type d'adresse fonctionne bien si vous postulez dans une grande entreprise/équipe et qu'il est vraiment difficile de cibler un poste ou une personne qui verra définitivement votre candidature.
Restez décontracté avec « Salutations », « Bonjour », « Bon après-midi » et ainsi de suite
Nous avons tous probablement reçu des e-mails qui commencent par « Salut ! » ou simplement « Bonjour ». Ces formes d'adresse sont certainement plus décontractées que « Cher X », mais elles peuvent être le bon choix dans certaines situations.
Si vous ne pouvez pas trouver d'informations spécifiques sur l'endroit où votre candidature pourrait aller, quelque chose comme « Bonjour » ou « Salut » est une bonne option neutre. Si vous envoyez votre e-mail tôt le matin, « Bonjour » fonctionne également bien.
Il sera assez évident que vous ne savez pas à qui vous parlez, mais au moins vous êtes poli et neutre.
Avant d'utiliser cette option, cependant, il peut être bon de faire quelques recherches sur la culture de l'entreprise. Si elle semble assez détendue et décontractée, ces salutations sont probablement acceptables.
Cher (Nom de la personne qui serait votre patron/à qui vous rendriez compte)
Maintenant, peut-être que vous ne savez pas exactement à qui vous postulez ou envoyez cette lettre de motivation. Mais vous pourriez être en mesure de déterminer qui serait votre patron (si vous obtenez le travail).
Creusez sur ce site web de l'entreprise. Lisez les biographies, découvrez qui est dans quelle équipe, et qui est responsable de quoi. Si vous pouvez apprendre à qui vous rendriez compte, vous pouvez adresser votre lettre à cette personne.
Certes, cela semble ambitieux (et peut-être un peu présomptueux ?), mais cela montre que vous savez faire vos recherches. Et que vous vous souciez du travail, de l'entreprise, et que vous mettez votre pied le plus informé en avant.
Cher (Nom du responsable du département auquel vous postulez)
Si vous n'êtes pas sûr de qui serait votre patron si vous obtenez le travail, mais que vous souhaitez toujours utiliser le nom de quelqu'un, élargissez un peu. Vous pouvez probablement déterminer qui est le responsable du département auquel vous rejoindriez si vous obtenez le poste.
Une fois que vous avez trouvé cette personne, écrivez votre lettre à son intention. Encore une fois, ce n'est pas le plus direct (et ils ne verront probablement même pas votre candidature, du moins pas au début), mais c'est mieux que « To Whom It May Concern », c'est certain.
Et encore une fois, similaire à l'option précédente, cela montre que vous essayez d'en apprendre le plus possible sur l'entreprise.
Cher (Nom du recruteur)
Si vous connaissez le nom du recruteur qui examinera votre candidature, vous pouvez certainement adresser votre lettre de motivation à cette personne. Cela peut prendre un peu d'effort pour le découvrir, mais cela fait ressortir votre lettre de motivation/candidature.
Si vous travaillez avec un recruteur, vous pouvez lui demander. Vous pouvez également contacter l'entreprise et voir si elle vous dira qui est cette personne. Mais si vous ne pouvez pas le découvrir...
Cher (Responsable du recrutement ou Responsable de l'embauche)
Parfois, ces noms sont vraiment insaisissables. Mais c'est une assez bonne supposition que de penser qu'un responsable du recrutement ou de l'embauche sera impliqué dans le processus. Adresser votre lettre à ce poste peut attirer leur attention.
Cher (Responsable de l'embauche pour le poste auquel vous postulez), comme « Cher Responsable de l'embauche en ingénierie réseau »
Lorsque vous voulez être aussi spécifique que possible, mais que vous ne connaissez pas de nom, vous pouvez toujours adresser votre communication à l'équipe ou au comité qui vous embauche réellement.
Pour ce faire, indiquez simplement le poste pour lequel vous postulez (comme Ingénieur réseau, Responsable des réseaux sociaux ou Analyste de base de données) suivi de « Comité de recherche », « Responsable de l'embauche » ou « Équipe de recrutement » – par exemple, « Cher Équipe de recrutement en ingénierie réseau ».
De cette manière, vous montrez que vous êtes conscient du département dont vous feriez partie si vous obtenez le travail et que vous adressez votre demande à ce département.
Cher (Responsable du département), ou Cher Responsable du (Département)
Si vous souhaitez cibler le responsable de votre (espérons-le) future équipe, vous pouvez adresser votre lettre au responsable de ce département.
Ce n'est pas grave si vous ne connaissez pas son nom – dites simplement quelque chose comme « Cher Responsable du département d'ingénierie réseau ».
Cher (Nom de la référence)
Enfin, si vous connaissez quelqu'un qui travaille dans l'entreprise et qu'il vous a donné une référence, vous pouvez toujours adresser votre lettre à cette personne.
Cela est particulièrement efficace car cela montre que vous avez une relation avec quelqu'un qui y travaille déjà, et vous pouvez être assez sûr que votre lettre/candidature passera le « premier regard ».
Votre ami ou connaissance peut consulter votre lettre et décider ensuite qui est la meilleure personne pour la réviser.
Bonus : Cher (Nom complet)
Si vous trouvez le nom de quelqu'un dans le comité de recrutement ou dans le département auquel vous postulez, c'est génial. Mais que faire si vous n'êtes pas familier avec l'origine de ce nom, et comment les gens sont adressés dans cette partie du monde ?
Dans ce cas, il peut être bon d'utiliser le nom complet de la personne. Dans certains endroits, comme la Hongrie, Taïwan ou le Japon, par exemple, les gens indiquent d'abord leur nom de famille. Ainsi, en utilisant leur nom complet, vous ne présumez pas les appeler par leur seul prénom (ou nom de famille).
Comment trouver la bonne personne à contacter
Si vous êtes déterminé à trouver un nom auquel adresser votre lettre, il existe plusieurs façons de procéder. Vous pouvez :
- Demander à votre recruteur ou au représentant des ressources humaines – ils peuvent souvent vous aider à obtenir ces informations
- Regarder sur le site web de l'entreprise – la page « À propos de nous » contient souvent des tonnes d'informations utiles et des détails sur l'équipe
- Regarder dans la candidature/description de l'emploi – parfois, il y a des instructions là-bas
- Regarder sur LinkedIn – c'est souvent la ressource de référence pour les chercheurs d'emploi, car de nombreuses personnes sont sur LinkedIn et ont des profils publics visibles
- Si vous connaissez quelqu'un dans l'entreprise/dans le département, demandez-lui
- Appeler et demander au responsable de bureau/assistant administratif (et être honnête sur la raison de votre appel – dites que vous souhaitez personnaliser votre lettre de motivation et que vous espériez qu'ils pourraient vous orienter dans la bonne direction)
Quand il est acceptable d'utiliser « To Whom It May Concern »
Il existe quelques situations où il est approprié d'utiliser « To Whom It May Concern ». Elles se produisent principalement lorsque vous n'avez pas besoin ou ne souhaitez pas connaître le nom de la personne à qui vous vous adressez.
Vous pouvez donc utiliser cette phrase lorsque :
- Vous fournissez une recommandation ou une vérification de référence pour quelqu'un d'autre (l'entreprise ne s'attend pas à ce que vous fassiez des recherches sur eux et trouviez la personne exacte à qui adresser la lettre).
- Vous soumettez une plainte à une entreprise (si vous avez reçu un produit défectueux, n'étiez pas satisfait de leur service client, etc.).
- Vous vous présentez à quelqu'un que vous n'avez jamais rencontré et que vous ne connaissez pas beaucoup (comme si quelqu'un vous a demandé un devis pour un service, etc.).
Maintenant, vous savez comment adresser votre correspondance lorsque vous ne connaissez pas le nom de votre lecteur. Voyez, ce n'est pas aussi effrayant (ou dépassé) que cela en a l'air.